Edustusoikeudet ovat valtuuksia tiettyjen henkilöiden lailliseen toimimiseen yrityksen puolesta. Yksinkertaisesti sanottuna rekisteri kertoo, kuka voi allekirjoittaa yrityksen puolesta, voiko yksi henkilö toimia yksin vai vain yhdessä toisten kanssa, ja onko tämä valtuus kirjattu yrityksen viralliseen rekisteriin tai siihen liittyviin yritystietoihin. Se on hyödyllistä, koska asiakkaat, kumppanit, rahoittajat ja muut kolmannet osapuolet voivat käyttää sitä tarkistaakseen, kuka saa edustaa yritystä. Se ei todista, että henkilö toimii kaikkien yrityksen sisäisten sääntöjen mukaisesti, että liiketoimintapäätös on kaupallisesti järkevä tai että allekirjoitus on pätevä jokaiseen mahdolliseen tarkoitukseen rekisteröidyn valtuuden ulkopuolella.
Edustusoikeudet ovat tärkeitä, koska ne ovat käytännön tapa, jolla ulkopuoliset tarkistavat, kuka saa laillisesti puhua tai allekirjoittaa yhtiön puolesta. Tämä vähentää epävarmuutta sopimuksissa, maksuissa ja muissa liiketoimintatoimissa. Rekisterimerkinnän osalta se on todiste rekisteröidystä valtuudesta, mutta se ei korvaa jokaisen erillisen laillisen tai sopimuksellisen vaatimuksen tarkistamista, joka saattaa soveltua tiettyyn tilanteeseen. Maan käsittelytavat eivät ole samanlaisia, joten virallinen rekisteri tai pääsymenetelmä tulisi tarkistaa asianomaisessa toimivaltaisessa laajuudessa ennen kuin luotetaan merkintään.
Nämä viisi maata voivat käyttää erilaisia paikallisia nimityksiä, arkistointijärjestelmiä tai pääsäännöksiä yhtiön edustustietueille. Vain kansallisen rekisterin materiaaleissa esitetty maan erityinen virallinen käsittely tulisi olettaa.
